Tietosuojaseloste – Henkilöstörekisteri

Tietosuojaseloste – Henkilöstörekisteri

Koti Puhtaaksi Oy sitoutuu noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä muita yrityksen toimintaan sovellettavia lakeja ja säädöksiä, jotka ohjaavat henkilötietojen käsittelyä.

Käsittelemme henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti, ja yrityksen henkilöstö on velvoitettu pitämään kaikki henkilötiedot ehdottoman luottamuksellisina.

Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka Koti Puhtaaksi Oy käsittelee nykyisten ja entisten työntekijöiden sekä osakkaiden henkilötietoja.

REKISTERINPITÄJÄ

Sahera Koti Puhtaaksi Oy 
Kursonkatu 2 
33840 Tampere 
y-tunnus 2395527-2

YHTEYSHENKILÖ HENKILÖTIETOREKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tuomas Mäkelä 
[email protected]

REKISTERIN NIMI 

Koti Puhtaaksi Oy:n henkilöstörekisteri

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT 

Nykyiset työntekijät, entiset työntekijät, nykyiset osakkaat, entiset osakkaat

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Käsittelemme henkilötietoja rekisteröidyn työsuhteen ja/tai osakkuuden hoitamiseen liittyvien oikeuksien ja velvoitteiden sekä henkilöstöhallinnon toimien hoitamiseen, kuten palkanmaksuun, työajan ja poissaolojen seurantaan, palkkahallintoon sekä työsuhteen alkamiseen, hoitamiseen, kehittämiseen ja päättymiseen liittyviin toimenpiteisiin. Näissä toimissa henkilötietojen käsittely perustuu joko työ- tai toimeksiantosopimukseen tai lakisääteisiin velvoitteisiin. 

Käsittelemme myös työntekijöiden sijaintitietoja niin asiakkaiden kuin työntekijöidenkin oikeusturvan täyttämiseen sekä työajan ja työkohteiden valvontaan ja seurantaan, palkka-aineiston muodostamiseen ja mahdollisten erimielisyyksien selvittämiseen. Tällaisissa tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme täyttää työnantajavelvoitteemme, mm. johtaa ja valvoa työntekijän työtä (eli missä ja mitä työtä tehdään) ja resurssien kohdennusta.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 

Rekisteriin voidaan tallentaa ja sen avulla voidaan käsitellä seuraavia tietoja.

• Yhteys- ja yksilöintitiedot, kuten rekisteröidyn nimi, sähköpostiosoite, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero ja postinumero
• Tiedot työ- tai toimeksiantosopimuksesta, kuten ammattinimike, työsuhteen tila, aloituspäivämäärä
• Tiedot palkanmaksua varten, kuten pankkitilinumero, työaikakirjanpito, sairauspoissaolotodistukset
• Tiedot alaikäisistä lapsista, kuten lapsen nimi ja syntymäaika sekä tämän hoitolomaselvitykset / sairauspoissaolotodistukset 
• Muut työsuhteeseen ja sen hoitoon liittyvät tiedot, kuten sijaintitiedot
• Muut rekisteröidyn mahdollisesti itse antamat tiedot
• Edellä mainittujen tietojen historia- ja muutostiedot

TIETOLÄHTEET 

Henkilötiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötiedot poistetaan pyydettäessä, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Lisäksi toteutamme kaikki kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot oikaistaan tai poistetaan viipymättä.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET 

Henkilöstörekisterin sisältämien henkilötietojen luottamuksellisuus on meille tärkeää. Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.

Rekisterin käyttö on yrityksessämme ohjeistettu, ja henkilörekisteriin pääsy on käyttöoikeuksin rajattu siten, että tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilökunta on kattavasti koulutettu ja ohjeistettu henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn ja kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin henkilötietoihin.

Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät laitteet ja tietojärjestelmät ovat riittävillä tavoin teknisesti suojattuja ja pääsy niihin on suojattu asianmukaisilla menetelmillä mukaan lukien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja vaihtuvat salasanat. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

Jos turvatoimista huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti kielteinen vaikutus rekisteröityjen tietosuojaan, ilmoitamme loukkauksesta mahdollisimman pian toimivaltaisille viranomaisille sekä asianomaisille rekisteröidyille, jos sovellettava tietosuojalainsäädäntö tätä edellyttää.

HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT 

Henkilötietojen käsittely ja säilytys on osittain ulkoistettu ulkopuolisille palveluntarjoajille asiakas- ja henkilökuntatiedotuksen, asiakaspalvelun, sijaintitietojen käsittelyn sekä toiminnanohjausjärjestelmäprojektin tarpeita varten. Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, joiden kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset. Takaamme, että tällainen ulkoistaminen tapahtuu voimassa olevan tietosuoja- ja henkilölainsäädännön mukaisesti ja että ulkopuoliset palveluntarjoajat eivät hyödynnä tämän henkilötietorekisterin tietoja omia tarkoituksiaan varten.

Voimme siirtää osan henkilötiedoista EU:n / ETA:n ulkopuolelle tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi käyttäessämme ulkopuolisia palveluntarjoajia (Meta ja Google) välillämme tehdyn yhteistyösopimuksen perusteella. Nämä siirrot toteutetaan turvallisesti tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Henkilötietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän tai sen tietoja käsittelevien tai säilyttävien palveluntarjoajien ulkopuolelle siten, että tiedot olisivat tunnistettavissa yksittäistä käyttäjää koskeviksi muissa kuin seuraavissa poikkeustilanteissa: lain tai viranomaismääräyksen velvoittamana, tuomioistuimen määräyksestä tai jos se on muuten tarpeen lain, verkkopalveluiden käyttöehtojen tai hyvän tavan epäiltyjen loukkausten estämiseksi tai selvittämiseksi taikka rekisterinpitäjän tai kolmansien osapuolten oikeuksien suojaamiseksi.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat häntä koskevat tiedot sekä vaatia mahdollisia virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita tietoja korjattavaksi. Rekisteröidyllä on myös oikeus milloin tahansa pyytää henkilötietojensa poistamista; on kuitenkin huomattava. että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastus- ja korjauspyynnöt on osoitettava henkilörekisterin yhteyshenkilölle, jonka yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta. Kaikkien tietopyynnön esittäjien oikeus pyyntöön varmistetaan ennen pyynnön käsittelyä. Tarkastuspyyntöihin vastataan kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä.

Lisäksi rekisteröity voi pyytää siirtämään antamansa henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tarvittaessa. Rekisteröidyllä on tietyin perustein oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.

TIETOSUOJASELOSTEEN PÄIVITYKSET 

Tätä tietosuojaselostetta on viimeksi katselmoitu / päivitetty 22.1.2026.

Koti Puhtaaksi Oy seuraa tietosuojalainsäädännön muutoksia sekä haluaa kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta.